关于做好2021级新生档案整理工作的通知
各学院：
为做好2021级新生档案资料整理入库工作，现将具体事项通知如下：
一、准备工作
（一）领取档案袋及《学生登记表》
1.领取时间：10月7日
2.领取地点：外语楼124办公室
（二）部分外省新生领取学生档案
部分外省新生档案由当地教育部门直接邮寄至学校的，需由各学院统一领取，具体安排如下：
1.领取时间：10月7日
2.领取地点：外语楼124办公室
3.具体名单见附件1《2021级新生邮寄档案领取名单》
4.本校专升本学生档案可不领走，待交接当天辅导员与档案管理员一同在档案室整理完成。
二、整理工作
（一）档案袋
各学院统一组织填写档案袋上的有关内容，必须使用黑色钢笔或签字笔填写，字迹工整，不得涂改。
（二）学生登记表
组织学生认真填写《学生登记表》，并贴上一寸彩色登记照，红蓝底兼可。《学生登记表》一式两份，一份装入档案袋，一份移交就业指导中心。
（三）团员档案
1.《团员登记表》《入团志愿书》《入团申请书》放入档案袋；
2.《团员证》取出，交学生本人；
3.《团组织关系介绍信》取出，由学院分团委保管。
（四）党员档案
1.正式党员、预备党员、未入党，但有《入党申请书》等材料的：党员材料取出，由辅导员统一管理，并在《2021级XX学院XX专业学生档案清理表》（见附件2，后统称《清理表》）中备注“XX材料取出”；
2.省内流动党员转接的网上办理流程根据学校组织部相关要求执行；
3.省外流动党员转入的《党员信息采集表》《党员关系介绍信》等材料应交学校组织部。
（五）高中档案袋拆封，据实填写《清理表》
1.高中档案拆封，原档案袋不得丢弃，应对折后与其他材料一同放入大学档案袋；
2.对高中档案袋内的文件，包括高中档案（学籍卡、高中体制手册、高中档案、考生综合素质评价信息表、高校招生学籍情况审查表等类似材料，均统称为“高中档案”）《高考报名表》《高考体检表》《高考志愿表》《少数民族优录表》《国家专项计划报考资格申请表》等材料认真核查，确保材料的真实性，对新生逐一单独谈话，核对本人照片和其他重要信息。对核查过程中存在疑点的学生及时反馈学工部、就业指导中心查验。
3.档案袋内发现学生高中毕业证、口语证书、英语等级证书、录取通知书等证件原件的，取出，交学生本人，不在《清理表》中登记，无须备注；
4.认真填写《清理表》，有其他材料的，或出现异常情况请在备注处注明；
5.《清理表》以自然班为单位，按学生学号顺序从小到大排列；
6.档案袋内仅有高中开出的《遗失证明》，认定为无档案，需在备注中注明：“高中档案遗失，有遗失证明”，由学生本人在《清理表》备注处签名，写上日期。
（六）档案装袋
1.将《清理表》中所列的全部资料和填写好的《太阳集团电子游戏学生登记表》装入到学生档案袋里；
2.以自然班为单位清点档案份数，按照学号排序，摆放顺序与《清理表》顺序保持一致；
3.按班级简单捆绑，标注行政班级名称，内容包括专业、班级、份数，便于交档。
（七）档案交接
1.打印《清理表》初稿一份，按时间安排（附后），依次移交档案。交接过程中，发现《清理表》和档案实物不符的，需立即修改《清理表》中相应内容；
2.《清理表》核对无误后，打印正式稿一式两份，学院书记、辅导员签字、学院盖章后交就业指导中心存档。交接双方各留一份。
3.《清理表》电子档统一命名为“(辅导员姓名)2021级xx学院xx专业xx档案清理表”，发送至326968570@qq.com。
三、移交时间及地点
（一）移交时间
时间 | 学院 |
10月18日（周一） | 电子商务学院 |
10月19-20日（周二-周三） | 管理学院 |
10月21-22日（周四-周五） | 文法学院、物流学院 |
10月25-26日（周一-周二） | 经济与商务外语学院 |
10月27-28日（周三-周四） | 艺术与设计学院 |
10月29日（周五） | 人工智能学院 |
11月1-2日（周一-周二） | 环境与生物工程学院 计算机与自动化学院 |
11月3-5日（周三-周五） | 应用技术学院 |
（二）移交地点：综合楼604室（学生档案室）
四、注意事项
（一）各学院要统一部署、周密组织档案整理工作，整理过程中务必认真检查，确保档案材料不错装、漏装，整理过的档案必须设专人复查，如有错漏请及时更正，以免造成不必要的损失。
（二）整理过程中发现档案缺失的情况，应及时与学生取得联系，并尽快联系高中补齐资料。经过努力确定无法补齐的请务必作好登记，并让学生本人在清理表上签字确认。
联系人：周小莎
手机：15527678845
办公：88147123
办公地址：外语楼124办公室
学生就业创业指导中心
2021年10月5日
